📖 Guide Utilisateur · Version Patron
Prenez en main HeuresFlow
en moins de 15 minutes
Ce guide vous accompagne pas à pas dans la configuration et l'utilisation quotidienne de HeuresFlow — de la création de votre compte jusqu'à l'envoi du récapitulatif mensuel à votre comptable.
⏱ Lecture : ~15 min
👷 Pour les patrons (admins)
📱 App mobile incluse
HeuresFlow s'organise autour de 4 briques simples :
Chantiers
Créez vos chantiers et (en plan Pro) définissez un volume d'heures prévu pour suivre l'avancement.
Salariés
Ajoutez votre équipe. Chaque salarié accède à une interface mobile simplifiée pour saisir ses heures.
Tableau de bord
Suivez en temps réel les heures saisies par chantier, par salarié et par semaine, depuis votre ordinateur.
Export mensuel
Générez un rapport professionnel prêt pour votre comptable en 2 clics, imprimable en PDF A4.
Qui voit quoi ?
En tant que patron (admin), vous avez accès à tout : tableau de bord complet, gestion des salariés et chantiers, export. Vos salariés n'accèdent qu'à une interface de saisie simplifiée — ils ne voient ni les coûts, ni les données des autres.
1
Démarrage rapide
Voici les 5 étapes pour être opérationnel dès le premier jour. Comptez 10 à 15 minutes.
1
Créer votre compte entreprise
Rendez-vous sur
heuresflow.fr et cliquez sur Essai gratuit 15 jours. Renseignez le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail et un mot de passe. Aucune carte bancaire n'est demandée.
Bon à savoirVotre adresse e-mail sera votre identifiant de connexion. Choisissez une adresse que vous consultez régulièrement.
2
Créer vos premiers chantiers
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Chantiers puis Nouveau chantier. Donnez-lui un nom et une adresse. Si vous êtes en plan Pro, vous pouvez également saisir un volume d'heures prévu pour suivre l'avancement en temps réel.
3
Ajouter vos salariés
Allez dans Salariés → Ajouter un salarié. Saisissez le nom, le téléphone et/ou l'e-mail. Le mot de passe est optionnel : vos salariés peuvent aussi accéder à l'interface mobile via un lien direct (sans créer de compte).
Limite selon votre planPlan Starter : 3 salariés maximum · Plan Pro : 10 salariés · Plan Entreprise : illimité. Le nombre de salariés actifs est affiché en haut de la page Salariés.
4
Donner accès à vos salariés
Chaque salarié accède à l'app depuis l'adresse
heuresflow.fr/employe (ou l'URL de votre hébergement). Il se connecte avec l'e-mail et le mot de passe que vous avez définis. S'ils n'ont pas de mot de passe, envoyez-leur simplement le lien — l'interface reconnaîtra leur compte s'ils se connectent par leur e-mail.
AstuceAjoutez le lien de l'interface salarié en favori sur leur téléphone (sur iPhone : partager → "Sur l'écran d'accueil"). L'app fonctionne comme une appli native.
5
Effectuer une première saisie test
Cliquez sur Saisie dans la barre latérale. Sélectionnez un chantier, une date (aujourd'hui par défaut) et le nombre d'heures. En tant qu'admin, vous pouvez également saisir les heures d'un salarié spécifique depuis ce formulaire. Cliquez sur Enregistrer les heures — la saisie apparaîtra immédiatement dans le tableau de bord.
HeuresFlow
Créer votre compte entreprise
Nom de l'entreprise
Maçonnerie Dupont & Fils
Adresse e-mail
contact@dupont-maconnerie.fr
Mot de passe
••••••••••
Démarrer l'essai gratuit →
✓ Sans carte bancaire · 15 jours offerts
2
Tableau de bord
C'est votre page d'accueil. Elle vous donne une vue instantanée sur l'activité de votre équipe sans avoir à décrocher votre téléphone.
Ce mois
312 h
Cette semaine
68 h
Chantiers actifs
4
Saisies récentesChantierHeures
M. Dupont
Réno. Lebrun
8 h
J. Petit
Villa Moreau
7.5 h
K. Lambert
Apt. Durand
6 h
KPIs du mois
Heures totales du mois en cours, heures de la semaine en cours et nombre de chantiers actifs. Mis à jour à chaque nouvelle saisie.
Saisies récentes
Les 10 dernières saisies de votre équipe avec le nom du salarié, le chantier et le nombre d'heures. Un point vert = saisie du jour.
Tableau 7 jours
Résumé des heures saisies sur les 7 derniers jours, ventilé par salarié. Repérez immédiatement les absences ou les oublis de saisie.
Alertes en temps réel
En plan Pro, un indicateur s'allume lorsqu'un chantier dépasse 80% de son budget d'heures prévu.
3
Saisie des heures
Les heures peuvent être saisies de deux façons : par le salarié depuis son téléphone, ou par vous depuis le tableau de bord admin.
Par un salarié (interface mobile)
1
Ouvrir l'interface salarié
Le salarié ouvre
heuresflow.fr/employe.html depuis son téléphone et se connecte avec son e-mail et mot de passe.2
Sélectionner le chantier et les heures
Il choisit le chantier du jour dans la liste déroulante, puis appuie sur un bouton de durée rapide :
7h 8h 9h ou saisit manuellement. La date est pré-remplie à aujourd'hui.3
Valider en un tap
Il clique sur Enregistrer mes heures. La saisie est immédiatement visible dans votre tableau de bord. Toute la manipulation prend moins de 30 secondes.
Par l'admin (pour un salarié)
1
Accéder au formulaire de saisie
Cliquez sur Saisie dans la barre latérale. Le formulaire admin vous permet de saisir pour n'importe quel salarié actif.
2
Choisir le salarié concerné
Dans le menu déroulant Salarié (admin), sélectionnez le salarié pour lequel vous saisissez. Par défaut, la saisie est enregistrée à votre nom.
Règle anti-doublon
Une seule saisie est autorisée par salarié, par chantier et par jour. Si un salarié tente de ressaisir pour la même journée sur le même chantier, une erreur s'affichera. Pour corriger une saisie existante, passez par le tableau de bord admin.
4
Chantiers & suivi budgétaire
Gérez vos chantiers et suivez leur avancement en heures. La fonctionnalité budget est réservée au plan Pro.
Créer et gérer un chantier
1
Créer un chantier
Chantiers → Nouveau chantier. Renseignez le nom (obligatoire), l'adresse et une description optionnelle. En plan Pro, ajoutez également le volume d'heures prévu.
2
Suivre l'avancement
Une barre de progression s'affiche automatiquement sur chaque chantier dès qu'un budget est défini. La couleur change selon l'avancement : vert (normal), orange (> 80%), rouge (dépassement).
3
Archiver un chantier terminé
Cliquez sur Archiver sur la carte du chantier. Les saisies associées sont conservées et restent incluses dans les exports. Un chantier archivé n'apparaît plus dans la liste de saisie des salariés.
Villa Moreau
Actif
68 h / 120 h56%
Coût MO : 1 224 €
Réno. Lebrun
Actif
88 h / 100 h88%
Coût MO : 1 584 €
Fonctionnalité Pro — Détail des coûts par salarié
Sur chaque chantier, le bouton Détail coût ▾ affiche le coût main d'œuvre ventilé salarié par salarié (heures × prix de revient). Ces données sont strictement réservées à l'admin — les salariés ne voient jamais les coûts, uniquement la barre d'avancement.
| Statut chantier | Visible dans la saisie | Inclus dans l'export |
|---|---|---|
| Actif | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Terminé | ❌ Non | ✅ Oui |
| Archivé | ❌ Non | ✅ Oui (historique) |
5
Gestion de l'équipe
Ajoutez, modifiez ou désactivez vos salariés. En plan Pro, définissez également leur prix de revient horaire pour calculer automatiquement les coûts.
1
Ajouter un salarié
Salariés → Ajouter un salarié. Renseignez :
- Nom complet — obligatoire, affiché dans toutes les vues
- Téléphone — facultatif, pratique pour le contacter
- Email — sert d'identifiant de connexion à l'interface mobile
- Mot de passe — optionnel. S'il est vide, le salarié devra utiliser son e-mail uniquement
- Prix de revient (€/h) Pro — confidentiel, jamais visible par le salarié
2
Modifier un salarié
Cliquez sur Modifier à droite de son nom dans le tableau. Vous pouvez mettre à jour toutes ses informations, y compris son prix de revient.
3
Désactiver un salarié
Cliquez sur Désactiver. Le salarié n'a plus accès à l'application et n'apparaît plus dans les formulaires de saisie. Ses saisies passées sont conservées et continuent d'apparaître dans les exports.
Départ d'un salarié ?Désactivez son compte immédiatement pour bloquer son accès. Ses données restent disponibles pour vos archives et votre comptabilité.
Confidentialité des coûts
Le prix de revient horaire est une donnée strictement confidentielle. Elle n'est jamais transmise à l'interface salarié, ni dans aucun export que le salarié pourrait voir. Seul l'admin a accès à ces chiffres, via la vue Chantiers et l'export mensuel.
6
Export & impression
Générez votre rapport mensuel en 2 clics et transmettez-le directement à votre comptable ou conservez-le dans vos archives.
1
Accéder à l'export
Dans la barre latérale, cliquez sur Export mensuel.
2
Sélectionner le mois
Utilisez le sélecteur de période pour choisir le mois souhaité (ex. :
Avril 2026), puis cliquez sur Générer le rapport.3
Paramétrer les options d'impression
Une fois le rapport généré, le panneau d'options s'active. Cochez ou décochez selon vos besoins :
- Récap par salarié — tableau résumé avec total des heures (et coût si Pro)
- Récap par chantier — heures par chantier (et coût si Pro)
- Inclure les coûts Pro — coût main d'œuvre calculé automatiquement
- Zone de signature — espace pour validation et cachet
4
Imprimer ou enregistrer en PDF
Cliquez sur Imprimer / Enregistrer PDF. Un document A4 professionnel s'ouvre dans un nouvel onglet. Depuis ce document :
- Pour imprimer : cliquez sur le bouton orange en haut, ou
Ctrl+P(Windows) /Cmd+P(Mac) - Pour un PDF : dans la boîte de dialogue d'impression, choisissez Enregistrer en PDF comme imprimante
- Pour envoyer par e-mail : enregistrez en PDF, puis joignez le fichier à votre e-mail
Ce que contient le rapport
Le document généré comprend : un en-tête avec votre nom d'entreprise, une synthèse (KPIs), le récapitulatif par salarié, le récapitulatif par chantier, le détail complet de toutes les saisies organisé par salarié avec sous-totaux, et une zone de signature si l'option est cochée. Le tout en format A4, imprimable recto verso.
?
FAQ & dépannage
Les questions les plus fréquentes des nouveaux utilisateurs.
Un salarié n'arrive pas à se connecter — que faire ?
Vérifiez que l'e-mail saisi correspond exactement à celui enregistré dans l'onglet Salariés (attention aux majuscules, espaces). Si le salarié a oublié son mot de passe, vous pouvez le modifier depuis Salariés → Modifier. Si aucun mot de passe n'a été défini, le salarié ne peut pas se connecter — créez-en un via la même interface.
Comment corriger une erreur de saisie d'un salarié ?
En tant qu'admin, vous pouvez voir toutes les saisies dans l'onglet Saisies du tableau de bord. Identifiez la ligne concernée et cliquez sur l'icône de modification. Vous pouvez modifier le nombre d'heures ou la note. Pour supprimer entièrement une saisie, utilisez le bouton de suppression (icône corbeille).
Un salarié a oublié de saisir ses heures — puis-je le faire à sa place ?
Oui. Depuis l'onglet Saisie du tableau de bord admin, sélectionnez le salarié dans le menu déroulant "Salarié (admin)", choisissez la date passée et saisissez ses heures. Les saisies rétroactives sont autorisées sans limite de date.
Mes salariés voient-ils les heures des autres ?
Non. L'interface salarié ne montre que les heures du salarié connecté. Il peut voir la progression des chantiers (barre d'avancement) mais n'a accès ni aux heures des autres salariés, ni aux coûts, ni aux totaux de l'entreprise.
Comment ajouter un chantier en cours de mois ?
À tout moment. Cliquez sur Chantiers → Nouveau chantier. Le chantier est immédiatement disponible dans la liste de saisie des salariés. Les saisies passées sur ce chantier pourront être ajoutées rétroactivement si nécessaire.
L'export inclut-il les chantiers archivés ?
Oui. L'export mensuel inclut toutes les saisies du mois sélectionné, quel que soit le statut actuel du chantier (actif, terminé ou archivé). Cela garantit que votre comptabilité reste complète même si vous archivez des chantiers en cours de mois.
J'ai atteint la limite de salariés de mon plan — que faire ?
Deux options : 1) Désactiver un salarié qui n'est plus en activité pour libérer une place. 2) Passer à un plan supérieur (Starter → Pro → Entreprise). Contactez-nous à support@heuresflow.fr pour changer de plan.
Puis-je utiliser HeuresFlow sans connexion Internet ?
Non. HeuresFlow est une application web qui nécessite une connexion Internet pour enregistrer et synchroniser les saisies. Cependant, les saisies sont instantanées et ne nécessitent qu'une connexion de quelques secondes — une connexion 4G basique suffit amplement sur chantier.
Comment contacter le support ?
Par e-mail : support@heuresflow.fr. Nous répondons sous 24 heures ouvrées. Pour les clients en plan Entreprise, un support prioritaire est inclus avec un accès direct par téléphone.
★
Fonctionnalités Pro PRO
Le plan Pro débloque des fonctionnalités avancées de suivi budgétaire et de calcul des coûts main d'œuvre.
Budget heures par chantier
Définissez un volume d'heures prévu pour chaque chantier. Une barre de progression en temps réel vous indique l'avancement et vous alerte dès 80% de consommation.
Prix de revient salarié
Saisissez le coût horaire de chaque salarié (charges comprises). HeuresFlow calcule automatiquement le coût main d'œuvre par chantier.
Coûts dans l'export
Le rapport mensuel peut inclure le coût MO par salarié et par chantier, directement exploitable pour vos devis et la rentabilité de vos chantiers.
Jusqu'à 10 salariés
Le plan Pro prend en charge jusqu'à 10 salariés actifs simultanément, contre 3 pour le plan Starter.
Comment passer au plan Pro ?
Contactez-nous à support@heuresflow.fr. Le passage au Pro est instantané — toutes vos données existantes sont conservées et les nouvelles fonctionnalités apparaissent immédiatement dans votre interface.
| Fonctionnalité | Starter | Pro | Entreprise |
|---|---|---|---|
| Saisie des heures | ✅ | ✅ | ✅ |
| Tableau de bord | ✅ | ✅ | ✅ |
| Export mensuel | ✅ | ✅ | ✅ |
| Nombre de salariés | 3 max | 10 max | Illimité |
| Budget heures / chantier | ❌ | ✅ | ✅ |
| Prix de revient salarié | ❌ | ✅ | ✅ |
| Coûts dans l'export PDF | ❌ | ✅ | ✅ |
| Support prioritaire | Prioritaire |